黑龍江省哈爾濱市人民政府

哈爾濱市人民政府令

第3號

　　《哈爾濱市行政執(zhí)法檔案管理辦法》已經(jīng)2014年8月28日市人民政府第41次常務(wù)會(huì)議通過，現(xiàn)予公布，自2014年10月10日起施行。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　市長：宋希斌
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2014年9月9日



哈爾濱市行政執(zhí)法檔案管理辦法


　　第一條 為了加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理，促進(jìn)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于本市市、區(qū)、縣（市）人民政府所屬的行政執(zhí)法部門（含依法設(shè)立的派出機(jī)構(gòu)），依法授予行政執(zhí)法權(quán)的組織和行政執(zhí)法部門依法委托執(zhí)法的單位（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法單位）對行政執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、移交進(jìn)行規(guī)范和管理的活動(dòng)。

　　第三條 本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法單位在進(jìn)行行政許可、行政處罰、行政征收、行政強(qiáng)制及其他行政執(zhí)法活動(dòng)（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法活動(dòng)）中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像和電子載體等不同形式的歷史記錄。

　　第四條 行政執(zhí)法檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循全面收集、規(guī)范整理、安全保管、方便利用、及時(shí)移交的原則。

　　第五條 市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施本辦法。

　　市、區(qū)、縣（市）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本級政府所屬的行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　市、區(qū)、縣（市）行政執(zhí)法單位負(fù)責(zé)本單位行政執(zhí)法檔案的日常管理工作,并接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第六條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)建立行政執(zhí)法檔案管理制度，配備專兼職檔案工作人員，統(tǒng)一管理本單位的行政執(zhí)法檔案。

　　第七條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)按照本系統(tǒng)確定的行政執(zhí)法檔案歸檔范圍進(jìn)行歸檔。

　　國家和省有關(guān)部門對本系統(tǒng)行政執(zhí)法檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定的，從其規(guī)定；未作出明確規(guī)定的，由市級行政執(zhí)法單位依據(jù)國家檔案行政管理部門《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)行政執(zhí)法職能和執(zhí)法工作實(shí)際，會(huì)同市檔案行政管理部門確定。

　　第八條 立卷歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)按卷整理，由案卷封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄、歸檔文件材料、備考表等四個(gè)部分組成。多卷合并組卷的，應(yīng)當(dāng)用隔頁紙卷內(nèi)分開，使用同一卷內(nèi)歸檔文件目錄和備考表。

　　案卷封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄、備考表的格式及填寫要求按照《文書檔案案卷格式》等有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第九條 不能隨卷裝訂的證物，應(yīng)當(dāng)放入證物袋中隨卷歸檔，并在證物袋和證物材料備考表中注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源、提取時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人、存放地點(diǎn)等內(nèi)容。

　　電子、磁性載體文件、照片的歸檔應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并與所屬的案卷互設(shè)參見號。

　　第十條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的歸檔文件材料，應(yīng)當(dāng)按照正卷、副卷分別組卷，副卷裝訂不宜公開的歸檔文件材料。

　　適用簡易程序行政執(zhí)法活動(dòng)形成的歸檔文件材料或者歸檔文件材料較少的，可以按照行政執(zhí)法文書編號順序或者行政執(zhí)法活動(dòng)的起始時(shí)間整理，合并組卷，組卷的數(shù)量根據(jù)實(shí)際情況確定。
　　除本條第一款、第二款規(guī)定情形外，其他行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)組卷。

　　第十一條 行政執(zhí)法單位的執(zhí)法人員負(fù)責(zé)立卷歸檔的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔，并于立卷后七日內(nèi)向本單位檔案工作人員移交歸檔。

　　行政執(zhí)法單位和執(zhí)法人員不得隨意擴(kuò)大或者縮小行政執(zhí)法檔案收集范圍，不得拒絕、拖延立卷歸檔或者將行政執(zhí)法檔案據(jù)為己有。

　　第十二條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定審驗(yàn)接收，符合規(guī)定的，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，履行簽字手續(xù)：

　�。ㄒ唬┝⒕須w檔的文件材料齊全、完整，排列有序；
　�。ǘ�）歸檔文件材料為原件，無重份文件材料；
　�。ㄈ�）案卷封皮、卷脊和卷內(nèi)歸檔文件目錄、歸檔文件材料、備考表等紙質(zhì)文件材料字跡工整，圖表清晰，為打印或者用碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫；
　�。ㄋ模┝⒕須w檔的文件材料需要簽字的，由執(zhí)法人員本人簽名。

　　第十三條 行政執(zhí)法檔案保管期限分為定期、永久。行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)按照本系統(tǒng)確定的行政執(zhí)法檔案保管期限進(jìn)行保管。

　　國家和省有關(guān)部門對本系統(tǒng)行政執(zhí)法檔案保管期限作出明確規(guī)定的，從其規(guī)定；未作出明確規(guī)定的，由市級行政執(zhí)法單位依據(jù)國家檔案行政管理部門《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)行政執(zhí)法職能和執(zhí)法工作實(shí)際，會(huì)同市檔案行政管理部門確定。

　　第十四條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)配置保管行政執(zhí)法檔案的必要設(shè)施、設(shè)備，并定期檢查保管情況，對字跡褪變、破損的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者作其他技術(shù)處理。

　　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，推進(jìn)行政執(zhí)法檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

　　第十五條 除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私或者法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定不予公開的以外，公民、法人或者其他組織可以申請利用行政執(zhí)法檔案。

　　公民、法人或者其他組織申請利用行政執(zhí)法單位保管的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)出具身份證、工作證或者介紹信等合法證明。

　　第十六條 利用行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

　　（一）不得在檔案上作標(biāo)注；
　�。ǘ�）不得抽取、撤換、拆散案卷材料；
　�。ㄈ�）不得污損、涂改、偽造檔案；
　�。ㄋ模┪唇�(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制、拍攝檔案。

　　第十七條 行政執(zhí)法檔案保存期限屆滿，行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定，對失去保存價(jià)值的，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由執(zhí)行人和監(jiān)銷人在指定地點(diǎn)共同銷毀；對仍具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)重新明確保管期限并繼續(xù)保存。

　　第十八條 按照有關(guān)規(guī)定，需要向同級國家綜合檔案館移交行政執(zhí)法檔案的，行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)移交行政執(zhí)法檔案及其數(shù)字化數(shù)據(jù)，同級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)及時(shí)接收。

　　第十九條 檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)定期對行政執(zhí)法單位的行政執(zhí)法檔案管理情況進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，并對檢查情況予以通報(bào)。

　　檔案行政管理部門與政府法制部門應(yīng)當(dāng)建立行政執(zhí)法檔案管理與案卷評查信息溝通共享機(jī)制。

　　第二十條 公民、法人或者其他組織發(fā)現(xiàn)違反本辦法行為的，有權(quán)向有關(guān)部門控告、檢舉或者投訴。

　　第二十一條 行政執(zhí)法單位工作人員違反本辦法規(guī)定的，由所在單位責(zé)令改正；拒不改正或者情節(jié)嚴(yán)重的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對直接責(zé)任人員依法給予問責(zé)、處分。

　　行政執(zhí)法單位工作人員有下列情形之一的，由市或者區(qū)、縣（市）檔案行政管理部門按照國家、省檔案管理的有關(guān)規(guī)定給予行政處罰：

　�。ㄒ唬�將行政執(zhí)法檔案據(jù)為己有的；
　�。ǘ�）涂改、偽造行政執(zhí)法檔案的；
　�。ㄈ�）損毀、丟失行政執(zhí)法檔案的。
　
　　第二十二條 行政執(zhí)法單位違反本辦法規(guī)定的，由檔案行政管理部門責(zé)令改正；拒不改正或者情節(jié)嚴(yán)重的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予問責(zé)、處分。

　　第二十三條 檔案行政管理部門工作人員濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予問責(zé)、處分。

　　第二十四條 法律、法規(guī)、規(guī)章對行政執(zhí)法檔案管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第二十五條 本辦法自2014年10月10日起施行。