海南省海口市人民政府

�？谑袡n案管理辦法

（2006年1月20日海口市人民政府令第55號公布 2019年5月7日海口市人民政府令第109號修改）

第一章  總則

 

第一條  為了加強檔案管理工作，保護和開發(fā)利用檔案信息資源，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《海南省檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于本市的國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他組織和個人。法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。

第三條  本辦法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在本市的國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

前款所稱檔案包括歸檔電子文件。

第四條  各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立、健全檔案機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。

第五條  各級人民政府應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并納入政府信息化建設(shè)總體規(guī)劃。

第六條  在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位和個人，各級人民政府、檔案行政主管部門或各專業(yè)主管部門應(yīng)當給予獎勵。

 

第二章  檔案機構(gòu)及職責

 

第七條  市檔案行政主管部門負責本市的檔案管理工作，對本市的檔案事業(yè)依法實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。

各區(qū)檔案行政主管部門負責本轄區(qū)內(nèi)的檔案管理工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第八條  機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當配備檔案工作人員，并保持其工作崗位的相對穩(wěn)定。

檔案工作人員應(yīng)當接受檔案行政主管部門的培訓。

第九條  設(shè)立市國家檔案館。各區(qū)應(yīng)當根據(jù)實際需要，按照國家有關(guān)規(guī)定，設(shè)置區(qū)級國家檔案館。市、區(qū)國家檔案館包括綜合檔案館和專門檔案館。

市、區(qū)綜合檔案館依法履行以下職責：

（一）負責接收和收集本行政區(qū)域內(nèi)各單位形成的檔案資料；

（二）征集收購其他組織及個人產(chǎn)生的對國家、社會和本市有重要保存價值的檔案資料；

（三）負責館、室藏檔案的統(tǒng)計；

（四）提供館藏檔案的利用；

（五）參與重大活動的紀實拍攝；

（六）建立檔案信息資源庫，對檔案信息資源進行編研；

（七）利用館藏檔案資料對社會進行宣傳教育；

（八）接受檔案捐贈，向社會提供檔案寄存服務(wù)；

（九）法律、法規(guī)規(guī)定的其它職責。

專門檔案館的職責按有關(guān)規(guī)定履行。

 

第三章  檔案管理

 

第十條  機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當對本單位檔案實行統(tǒng)一管理，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導。

各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學的管理制度，采用先進技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案進行接收、管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第十一條  按照國家和檔案行政主管部門規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件材料，應(yīng)當收集齊全，整理歸檔，按時移交本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當在翌年上半年前完成上一年的文書檔案整理歸檔工作。

第十二條  市、區(qū)舉辦重大的政治、經(jīng)濟、科學、文化、體育、外事、宗教活動的，有關(guān)主管部門應(yīng)當及時做好檔案的收集、整理工作。

第十三條  市重點建設(shè)工程項目竣工預驗收時，應(yīng)當有檔案管理部門參加，對項目的檔案加以預驗收。

第十四條  機關(guān)在撤銷時，應(yīng)將所有的檔案、文件資料和印章向同級檔案館移交。機關(guān)在合并時，應(yīng)將所有的檔案及文件資料和印章向合并后的單位或同級檔案館移交。

第十五條  科學技術(shù)研究、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、重要設(shè)備更新等項目的建檔工作，應(yīng)當與項目立項、計劃進度、驗收鑒定和評審獎勵同步進行，并依法接受檔案行政主管部門的監(jiān)督、檢查和指導。

第十六條  國有企業(yè)因兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造或者實行承包租賃等原因發(fā)生資產(chǎn)或者產(chǎn)權(quán)變動的，由市檔案行政主管部門會同政府綜合經(jīng)濟管理部門和市國有資產(chǎn)管理部門按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》的規(guī)定做好檔案處置工作。

第十七條  機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照下列規(guī)定，向有關(guān)檔案館移交檔案：

（一）機關(guān)、團體及被列入接收范圍的企事業(yè)單位形成的屬永久、長期保存的檔案在本單位保管滿10年的，應(yīng)當向同級檔案館移交；

（二）舉辦本辦法第十二條規(guī)定的重大活動形成的材料，組織機構(gòu)應(yīng)當在活動結(jié)束后3個月內(nèi)向同級檔案館移交；

（三）建國前的檔案，應(yīng)當按規(guī)定向相應(yīng)的檔案館移交；

（四）檔案保管條件惡劣，可能導致檔案嚴重損毀的，可以提前向檔案館移交。

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位向檔案館移交檔案時，應(yīng)當將檔案目錄（含機讀目錄）和其它參考資料一并移交。

第十八條  鼓勵單位和個人向檔案館捐贈、寄存其所有的檔案。

第十九條  檔案的鑒定和銷毀應(yīng)當按照國家規(guī)定執(zhí)行。禁止擅自銷毀檔案。

第二十條  禁止任何組織和個人倒賣、涂改、偽造檔案。

 

第四章  檔案利用和公布

 

第二十一條  市、區(qū)檔案館應(yīng)當建立已公開現(xiàn)行文件利用中心，為社會利用檔案提供服務(wù)。

各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的已公開現(xiàn)行文件應(yīng)當在形成3個月內(nèi)報送同級檔案館。

第二十二條  各級各類檔案館對現(xiàn)有的館藏檔案應(yīng)當進行數(shù)字化采集、加工，為社會利用檔案提供網(wǎng)上咨詢服務(wù)。

第二十三條  機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織以及個人持有介紹信、工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案；境外組織或者境外人士利用已開放的檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館的主要負責人同意。

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他組織和個人利用檔案館未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案檔案館的主要負責人同意，必要時報有關(guān)主管部門同意。

利用檔案應(yīng)當遵守查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，不得涂改、損毀、丟失、抽取、偽造檔案，未經(jīng)批準不得擅自提供、抄錄、復制、泄露和公布檔案內(nèi)容。

第二十四條  向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先和優(yōu)惠利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當維護其合法權(quán)益。

第二十五條  檔案館提供利用重要的、珍貴的檔案應(yīng)當使用復制件。檔案復制件載有檔案館印章的，具有與檔案原件同等的效力。

 

第五章  法律責任

 

第二十六條  對違反本辦法有關(guān)檔案管理規(guī)定的，市檔案行政管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，由市檔案行政主管部門依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《海南省檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法移交有關(guān)部門追究其刑事責任。

第二十七條  國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更，擅自處置檔案資料的，由市檔案行政主管部門責令其限期改正；逾期不改的，根據(jù)情節(jié)輕重，由有關(guān)部門依法對單位直接負責的主管人員或其他直接責任人員給予行政處分。

第二十八條  檔案行政主管部門認為需要給予違反檔案管理規(guī)定的人員行政處分的，應(yīng)當將《行政處分建議書》及主要證據(jù)材料分別移送擬被處分人所在單位或上級主管部門和有管轄權(quán)的監(jiān)察機關(guān)。

第二十九條  受理行政處分建議的單位對檔案行政主管部門提出的行政處分建議有異議的，可以將情況書面反饋給提出行政處分建議的檔案行政主管部門，由雙方共同研究，依法做出恰當處理。

受理行政處分意見的單位對檔案行政主管部門提出的行政處分建議無異議的，應(yīng)當依法做出行政處分決定，并將處理結(jié)果反饋給提出行政處分建議的檔案行政主管部門。

第三十條  違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損失的，應(yīng)當賠償損失。損失檔案的價值由市檔案行政主管部門會同有關(guān)部門認定。賠償損失標準根據(jù)檔案的價值、數(shù)量，并綜合其他因素確定。

第三十一條  違反檔案管理的其他行為，本辦法未作規(guī)定的，按照有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定處理。

第三十二條  檔案行政執(zhí)法人員玩忽職守、徇私舞弊的，由有關(guān)的主管部門依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

 

第六章  附則

 

第三十三條  本辦法具體應(yīng)用問題由市檔案局負責解釋。

第三十四條  本辦法自2006年3月1日起施行。